Todo final de mês, o ritual se repete em milhares de departamentos de RH pelo Brasil: imprimir centenas de folhas de espelho de ponto, correr atrás de cada colaborador para colher a assinatura, lidar com papéis perdidos, armazenar uma montanha de documentos e, finalmente, arquivar tudo. Um processo lento, caro e pouco sustentável.
E se você pudesse eliminar 100% desse trabalho com apenas alguns cliques?
Essa é a realidade que a assinatura eletrônica do espelho de ponto, através do aplicativo Central do Funcionário da Secullum, traz para a sua empresa. Essa funcionalidade transforma um processo demorado e manual em uma tarefa digital, rápida e com total validade jurídica, otimizando o tempo do RH e modernizando a relação com a equipe.
Como funciona a assinatura eletrônica na prática?
O processo é desenhado para ser simples e intuitivo tanto para o RH quanto para o colaborador.
Passo 1: O RH Disponibiliza os Espelhos
Após o fechamento do período, o gestor de RH, através do sistema Secullum Ponto Web, confere e processa todos os espelhos de ponto. Com tudo pronto, ele aciona o comando para “Disponibilizar para Assinatura”. Imediatamente, todos os colaboradores recebem uma notificação em seus smartphones.
Passo 2: O Colaborador Confere e Assina no App
O funcionário abre o aplicativo Central do Funcionário e segue um fluxo simples:
- Acesso: Ele visualiza seu espelho de ponto completo, com todas as marcações, horas extras, faltas e o total de horas do período.
- Conferência: Ele pode analisar todos os detalhes com calma, na palma da sua mão, garantindo total transparência sobre sua jornada.
- Assinatura: Se tudo estiver correto, ele clica no botão “Assinar”. O aplicativo então solicita uma confirmação, que pode ser a senha do próprio app ou a biometria do celular (digital ou facial), funcionando como sua assinatura digital.
Pronto! O espelho de ponto está assinado. O documento agora fica armazenado digitalmente na plataforma, com um carimbo de data, hora e IP, garantindo a autenticidade e a rastreabilidade do processo.
A assinatura pelo App tem validade jurídica?
Sim, total. A legislação brasileira, incluindo a Portaria 671, apoia e regulamenta o uso de documentos eletrônicos nas relações de trabalho. A assinatura eletrônica realizada através de uma plataforma segura como a da Secullum é considerada válida, pois é capaz de identificar o autor da assinatura (o login e a senha do colaborador) e garantir a integridade do documento assinado (ele não pode ser alterado após a assinatura).
Isso significa que o documento digital tem o mesmo peso jurídico de um papel assinado, com a vantagem de ser muito mais seguro e fácil de auditar.
As vantagens de digitalizar a assinatura do ponto
- Agilidade Extrema para o RH: O que levava dias ou semanas para ser feito (imprimir, distribuir, coletar, arquivar) agora é resolvido em poucas horas, com o RH apenas monitorando quem já assinou através de um dashboard.
- Redução Drástica de Custos: Economia direta com papel, impressão (tinta/toner), energia e espaço físico para armazenamento de documentos.
- Sustentabilidade: Sua empresa adota uma prática “paperless” (sem papel), reforçando seu compromisso com o meio ambiente.
- Mobilidade e Flexibilidade: Perfeito para equipes em home office, externas ou em diferentes filiais. O colaborador pode assinar seu ponto de qualquer lugar do mundo.
- Segurança e Rastreabilidade: Acaba com o risco de perda, rasura ou falsificação de documentos. Cada assinatura tem um registro digital completo, garantindo total segurança em caso de uma auditoria trabalhista.
Conclusão: Modernize seu RH, simplifique sua rotina
A assinatura eletrônica do espelho de ponto pelo aplicativo Central do Funcionário da Secullum é um exemplo perfeito de como a tecnologia pode simplificar processos burocráticos, trazendo benefícios para todos. O RH ganha um tempo precioso para focar em tarefas estratégicas, a empresa economiza recursos e aumenta sua segurança jurídica, e o colaborador ganha em transparência e conveniência.
É hora de deixar para trás as pilhas de papel e abraçar um processo mais inteligente, seguro e alinhado com o futuro do trabalho.
Quer eliminar o processo manual de coleta de assinaturas e modernizar a gestão do seu espelho de ponto? Converse com os especialistas da RC Ponto e descubra como a Central do Funcionário da Secullum pode automatizar essa tarefa e revolucionar a rotina do seu RH.
